船代信息管理系統(tǒng)

船舶代理是指船舶代理機(jī)構(gòu)或代理人接受船舶所有人、船舶經(jīng)營人、承租人或貨主 的委托，在授權(quán)范圍內(nèi)代表委托人辦理與在港船舶有關(guān)的業(yè)務(wù)、提供有關(guān)的服務(wù)或完成 與在港船舶有關(guān)的其他經(jīng)濟(jì)法律行為的代理行為。而接受委托人的授權(quán)，代表委托人辦 理與在港船舶有關(guān)的業(yè)務(wù)和服務(wù)，并進(jìn)行與在港船舶有關(guān)的其他經(jīng)濟(jì)法律行為的法人和 公民，則是船舶代理人。

由于船舶代理業(yè)務(wù)的內(nèi)容非常廣泛，作業(yè)流程復(fù)雜，涉及繁多的單證、報(bào)表，借助 船代信息管理系統(tǒng)不僅可以提高工作效率，而且還能夠避免出現(xiàn)錯誤及不必要的損失。 下面以深圳泛華訊電腦技術(shù)有限公司的產(chǎn)品——船舶代理管理信息系統(tǒng)介紹一下該系統(tǒng) 的主要功能。

船舶代理管理信息系統(tǒng)主要包括六個(gè)子系統(tǒng)及必不可少的財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口，其中六個(gè) 子業(yè)務(wù)系統(tǒng)分別為船務(wù)信息管理系統(tǒng)、航次信息管理系統(tǒng)、出口單證系統(tǒng)、出口運(yùn)費(fèi)系 統(tǒng)、進(jìn)口單證系統(tǒng)、集裝箱管理統(tǒng)。

(1)船務(wù)信息管理系統(tǒng)。

船務(wù)管理是船舶代理業(yè)務(wù)的核心業(yè)務(wù)。

船務(wù)管理作業(yè)流程：

船務(wù)信息管理系統(tǒng)是對船舶的進(jìn)出口申報(bào)、船舶委托方、船舶裝卸貨、船舶的各種 動態(tài)、船舶基礎(chǔ)資料及有關(guān)船舶的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的綜合信息管理系統(tǒng)。在實(shí)務(wù)操作 中船務(wù)管理業(yè)務(wù)的作業(yè)流程如圖所示。

1)船舶資料管理及委托方管理。

①登記、管理委托方基本信息、資料；

②登記、管理船舶規(guī)范、船舶基本資料；

③登記預(yù)抵船舶的船名、航次、船舶所載貨物信息、船 舶委托方。

2)委托確認(rèn)。

對委托單位的船務(wù)委托信息進(jìn)行確認(rèn)，可采用G-mail 和Fax兩種方式來做委托確認(rèn)單Q

3)船舶計(jì)劃調(diào)度。

登記需靠泊的船舶資料，如船舶基本航次信息、船員資 料、備用金額等，并實(shí)時(shí)調(diào)度其當(dāng)前船舶狀態(tài)（預(yù)抵、錨 地、靠泊、離港）。

4)制作到港申報(bào)單。

制作到港申報(bào)單包括兩種情況：

①根據(jù)靠泊船舶資料生成各種申報(bào)單據(jù)，如進(jìn)出口申請書、貨物申報(bào)單、船員申報(bào) 單、船用物品申報(bào)單、危險(xiǎn)品申報(bào)單等。

②向委托方生成并發(fā)送通知單，如到港電、靠泊電、船舶通知書等。

5)船舶報(bào)表。

船舶報(bào)表有以下兩種：

①船舶動態(tài)表：根據(jù)當(dāng)前船舶狀態(tài)，按照錨地、靠泊等狀態(tài)生成在港船舶動態(tài)報(bào)表。

②裝卸貨通知單：根據(jù)船名、航次向委托方發(fā)送裝卸貨通知單，辦理相關(guān)手續(xù)及 作業(yè)。

(2)航次結(jié)算系統(tǒng)。

航次結(jié)算系統(tǒng)是船舶代理企業(yè)進(jìn)行船舶往來費(fèi)用分配、船舶費(fèi)用輸入、船舶代理費(fèi) 和雜費(fèi)制作、船舶使用費(fèi)結(jié)賬及賬單打印和相關(guān)查詢的管理信息子系統(tǒng)，主要功能包括 以下兩點(diǎn)。

①船期模塊。將船務(wù)系統(tǒng)有關(guān)船名、航次數(shù)據(jù)引人到本系統(tǒng)，并可以修改相關(guān)數(shù)據(jù)， 這些數(shù)據(jù)是制作各種賬單的主要依據(jù)。

②結(jié)算模塊。針對航次結(jié)算業(yè)務(wù)，進(jìn)行各種錄入使用費(fèi)用、制作憑證、制作賬單等 操作，包括按船名、航次錄費(fèi)用，按收費(fèi)方錄費(fèi)用，批費(fèi)用匯總打印，制作憑證，制作 代理費(fèi)賬單，制作雜費(fèi)賬單，制作航次賬單，航次賬單管理，預(yù)收船舶備用金錄人，港 口使用費(fèi)用估算等。

(3)出口單證系統(tǒng)。

出口單證系統(tǒng)是用于處理海運(yùn)代理出口單證業(yè)務(wù)的軟件系統(tǒng)，對海運(yùn)代理業(yè)務(wù)中可能發(fā)生的各種出口單證業(yè)務(wù)情況進(jìn)行處理。出口單證的主要功能模塊如下。

①船期模塊。用戶可以對船期表各項(xiàng)的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除、查詢和打 印等操作。該模塊對船代碼、離港時(shí)間等數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，并支持多承運(yùn)人的海運(yùn)操作

模式。

②單證模塊。用戶可以針對業(yè)務(wù)進(jìn)行各種單證操作，包括對委托單的操作，瀏覽訂 艙數(shù)據(jù)，進(jìn)行整箱或拼箱操作，按提單號錄入海運(yùn)費(fèi)用，按船名、航次將某票提單退關(guān) 或轉(zhuǎn)儲，將兩個(gè)船名、航次間的提單相互轉(zhuǎn)換重新配載，錄人某船名、航次的中轉(zhuǎn)信息， 編輯、打印和管理電放提單信息，導(dǎo)入EDI報(bào)文，導(dǎo)入訂艙報(bào)文，導(dǎo)入裝箱報(bào)文、處理 傳圖報(bào)文等。

(4)出口運(yùn)費(fèi)系統(tǒng)。

出口運(yùn)費(fèi)系統(tǒng)是針對出口貨物運(yùn)費(fèi)結(jié)算業(yè)務(wù)而編制的。系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)與賬務(wù)處理系 統(tǒng)平滑接口，同時(shí)提供了多種操作方法，出口運(yùn)費(fèi)系統(tǒng)的主要功能模塊如下。

①船期模塊。用戶可以對船期表各項(xiàng)的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除、查詢和打 印等操作。在船期表中輸入船期的基本信息，包括船名、航次、航線、預(yù)抵時(shí)間、抵港 時(shí)間、離港時(shí)間等，在此可輸入此航次下的委托方信息。

②費(fèi)用模塊。用戶可針對業(yè)務(wù)進(jìn)行各種費(fèi)用的錄入、審核并生成發(fā)票及進(jìn)行發(fā)票管 理和控制，還可以進(jìn)行發(fā)票費(fèi)用核收、應(yīng)收賬齡分析并根據(jù)發(fā)票信息生成財(cái)務(wù)接口數(shù)據(jù)， 而且可以進(jìn)行手工發(fā)票管理。

(5)進(jìn)口單證系統(tǒng)。

進(jìn)口單證系統(tǒng)軟件可完成提貨單數(shù)據(jù)（包括托運(yùn)信息、貨物信息、裝箱信息、運(yùn)費(fèi) 信息等）的錄入、修改，可記錄催提、放提等情況，可打印到貨通知書、提貨單、提單、 艙單等報(bào)表并可按各種條件查詢系統(tǒng)信息。該系統(tǒng)設(shè)有靈活的報(bào)表格式調(diào)整功能，無限 級的權(quán)限設(shè)置。進(jìn)口單證系統(tǒng)的主要功能模塊如下。

①船期模塊。用戶可以對船期表各項(xiàng)的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)錄人、修改、刪除、查詢和打 印等操作。船期模塊包括登記船名、航次、預(yù)抵時(shí)間、抵港時(shí)間、離港時(shí)間、承運(yùn)人等 數(shù)據(jù)。

②單證模塊。用戶可以針對業(yè)務(wù)進(jìn)行各種單證操作，包括對提貨單的操作，對裝箱 情況、到付運(yùn)費(fèi)、催提情況、放提情況的操作，對進(jìn)口船圖進(jìn)行管理，進(jìn)行校驗(yàn)數(shù)據(jù)， 生成理貨船圖等操作。

(6)集裝箱管理系統(tǒng)。

集裝箱管理系統(tǒng)是一個(gè)對不同船公司、不同集裝箱公司箱體動態(tài)進(jìn)行跟蹤的管理系 統(tǒng)。從卸船動態(tài)開始，到拆箱、轉(zhuǎn)移堆場、重新裝箱、裝船，最后又到卸船，形成循環(huán) 往復(fù)的過程。該系統(tǒng)的主要功能是對本地的業(yè)務(wù)管理進(jìn)行強(qiáng)化處理，提供方便快捷的查 詢和數(shù)據(jù)豐富的報(bào)表；直接制作和打印設(shè)備交接單和滯期費(fèi)；從進(jìn)出口單證和堆場報(bào)文 中直接導(dǎo)人數(shù)據(jù)，極大地減少了用戶輸入的數(shù)據(jù)量，同時(shí)提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對不同 用戶實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理，利于多用戶分工操作。集裝箱管理系統(tǒng)的主要功能如下。

①動態(tài)處理模塊。在此菜單項(xiàng)下，可進(jìn)行船名航次登記、動態(tài)批量輸入、動態(tài)單箱 輸入、多箱動態(tài)修改刪除、當(dāng)前歷史動態(tài)轉(zhuǎn)換等處理。

②費(fèi)用模塊。對滯期費(fèi)計(jì)算以及對滯期費(fèi)查詢。

③通信模塊。進(jìn)口單證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，出口單證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，堆場數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入。

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